3 февраля 2015 г.

Общий каталог контактов. Добавляем учеников.

Одной из самых удобных функций Google Apps является каталог контактов. Это сквозная записная книжка, в которой отображаются все пользователи домена. Надо написать письмо сотруднику, зная только его фамилию - пожалуйста. Система автоматически выдаёт почту пользователя.


Если есть необходимость делать рассылать информацию (и много другое) по группам пользователей, то на помощь приходят Группы Google. Добавляем пользователей в группу и в Каталоге контактов появляется группа. Например, отправив письмо в группу “Информатика” it@domain.com, все учителя информатики получают письмо.


Для административного пользования всё это просто идеально! Но задачи начинают расти. Пришло время добавить учеников в Google Apps. Вот тут мои мозги и закипели…


На данный момент в группы моего лицея может прислать сообщение любой сотрудник. Когда в корпоративной системе появятся дети - группы необходимо будет закрывать, иначе дети будут рассылать сообщения по всему лицею. И здесь возникает сложность: если разрешить писать в группу только её членам, то директор уже не сможет прислать сообщение учителям информатики. А если добавить его в группу, то он будет получать сообщения, которые касаются информатики, что ему абсолютно не нужно.


Единственным вменяемым решением проблемы является отключение ученикам общего каталога. Нет адресов и названий групп - нет и проблемы. Но к сожалению, каталог контактов работает на весь домен. Нельзя отключать каталог контактов отдельным (дочерним) организациям.


Как обычно, я обратился в поддержку Google Apps. Они приняли мою заявку на разработку нового функционала (возможности включать и отключать общий каталог отдельным организациям). Как обычно рассказали про систему “лайков”. Чем больше обращений по проблеме, тем быстрее она решается!


Пока мы общались с технической поддержкой, пришла идея временного решения. Сразу скажу, что это решение из серии “чесать левое ухо правой рукой”, но всё-таки оно имеет место быть.
  • Создаём группу “Каталог”.
  • Добавляем в неё всех сотрудников.
  • Создаём пользователя “Каталог Контактов”, открываем его контакты.
  • Переходим в раздел “Каталог”.
  • Выделяем все контакты каталога, нажимаем “Добавить в мои контакты”.
  • Переходим в “Мои контакты”.
  • Нажимаем кнопку “Дополнительно”, выбираем пункт “Настройки доступа”
  • Открываем доступ группе “Каталог”
  • Отключаем каталог контактов в настройках Google Apps.


Плюсы:
Все контакты есть только у того, кто в группе “каталог”. Задача решена.


Минусы:
Новых сотрудников надо добавлять вручную в “Мои контакты” пользователя “Каталог контактов”.