Одной из самых удобных функций Google Apps является каталог контактов. Это сквозная записная книжка, в которой отображаются все пользователи домена. Надо написать письмо сотруднику, зная только его фамилию - пожалуйста. Система автоматически выдаёт почту пользователя.
Если есть необходимость делать рассылать информацию (и много другое) по группам пользователей, то на помощь приходят Группы Google. Добавляем пользователей в группу и в Каталоге контактов появляется группа. Например, отправив письмо в группу “Информатика” it@domain.com, все учителя информатики получают письмо.
Для административного пользования всё это просто идеально! Но задачи начинают расти. Пришло время добавить учеников в Google Apps. Вот тут мои мозги и закипели…
На данный момент в группы моего лицея может прислать сообщение любой сотрудник. Когда в корпоративной системе появятся дети - группы необходимо будет закрывать, иначе дети будут рассылать сообщения по всему лицею. И здесь возникает сложность: если разрешить писать в группу только её членам, то директор уже не сможет прислать сообщение учителям информатики. А если добавить его в группу, то он будет получать сообщения, которые касаются информатики, что ему абсолютно не нужно.
Единственным вменяемым решением проблемы является отключение ученикам общего каталога. Нет адресов и названий групп - нет и проблемы. Но к сожалению, каталог контактов работает на весь домен. Нельзя отключать каталог контактов отдельным (дочерним) организациям.
Как обычно, я обратился в поддержку Google Apps. Они приняли мою заявку на разработку нового функционала (возможности включать и отключать общий каталог отдельным организациям). Как обычно рассказали про систему “лайков”. Чем больше обращений по проблеме, тем быстрее она решается!
Пока мы общались с технической поддержкой, пришла идея временного решения. Сразу скажу, что это решение из серии “чесать левое ухо правой рукой”, но всё-таки оно имеет место быть.
- Создаём группу “Каталог”.
- Добавляем в неё всех сотрудников.
- Создаём пользователя “Каталог Контактов”, открываем его контакты.
- Переходим в раздел “Каталог”.
- Выделяем все контакты каталога, нажимаем “Добавить в мои контакты”.
- Переходим в “Мои контакты”.
- Нажимаем кнопку “Дополнительно”, выбираем пункт “Настройки доступа”
- Открываем доступ группе “Каталог”
- Отключаем каталог контактов в настройках Google Apps.
Плюсы:
Все контакты есть только у того, кто в группе “каталог”. Задача решена.
Минусы:
Новых сотрудников надо добавлять вручную в “Мои контакты” пользователя “Каталог контактов”.
Комментариев нет:
Отправить комментарий